Sukuseuran jäsenrekisterin rekisteriseloste

Henkilötietolain (523/99) 10§ mukainen rekisteriseloste:

1. Rekisterin nimi

Rekisterin nimi on Sukuseura Torniolaakson Eerot ry:n jäsenrekisteri.

2. Rekisterinpitäjä

Rekisterin pitäjä on Sukuseura Torniolaakson Eerot.
Yhteystiedot:

3. Rekisteristä vastaava henkilö

Rekisteristä vastaa

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Rekisterin tarkoituksena on kerätä yhdistyksen jäsenistä yhdistyslain (503/1989) 11 §:n vaatimat henkilötiedot ja muut yhdistyksen toimintaa varten tarpeelliset tiedot. Yhteys- ja jäsenyystietoja kerätään jäsenasioiden hoitamista, tiedotusta ja laskutusta varten. Tiedoista voidaan koota tilastoja, joista yksittäistä jäsentä ei ole mahdollista tunnistaa.

Tiedot tallennetaan Yhdistysavain.fi- palvelun suojattuun palveluun.

5. Rekisterin tietosisältö

Rekisteriin kerätään pakollisina tietoina yhdistyslain (503/1989) 11 §:n vaatimat henkilötiedot, eli jäsenen täydellinen nimi ja kotipaikka. Lisäksi voidaan kerätä esimerkiksi seuraavat tiedot:

  • Jäsenten yhteystiedot (postiosoite, puhelin ja sähköposti)
  • Jäsenyystiedot (jäsentyyppi, toimenkuva, jäsennumero, jäsenyyden alkamisajankohta)
  • Jäsenmaksutiedot (laskutukset ja maksusuoritukset)
  • Lisätiedot (lehtitilaustiedot yms.)

Tiedonkeruulomake sijaitsee osoitteessa https://eeronsuku-yhdistysavain-fi.directo.fi/liity-jaseneksi/ 

6. Rekisterin säännönmukaiset tietolähteet

Jäsenrekisteriin kirjattavat tiedot saadaan jäsenen omalla ilmoituksella tai jäsenyyttä hakevan henkilön ilmoituksella jäsenhakemuslomakkeen kautta.
Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle
Rekisteriin tallennettuja tietoja ei säännönmukaisesti luovuteta yhdistyksen ulkopuolelle, ei myöskään EU-alueen tai ETA:n ulkopuolelle

7. Rekisterin suojauksen periaatteet

1) Henkilötiedot säilytetään luottamuksellisina. Paperilla olevat tiedot siirretään rekisteriin, minkä jälkeen paperit hävitetään.
2) Sähköinen jäsenrekisteri sijaitsee Yhdistysavaimen palvelimella, sukuseuran omassa osiossa. Jäsenet voivat itse tarkistaa ja muuttaa omia tietojaan, mutta muuten rekisteriin pääsy on ainoastaan jäsenrekisterin pääkäyttäjillä (puheenjohtaja, rahastonhoitaja ja jäsenrekisterivastaava). Sukuseura huolehtii tietoturvan säilymisestä parhaan kykynsä mukaan.

8. Tarkastusoikeus

Rekisteriin merkityllä jäsenellä on pääsääntöisesti oikeus tarkastaa henkilörekisteriin talletetut tietonsa sekä pyytää rekisterinpitäjää korjaamaan virheelliset tietonsa. Tarkastuspyyntö on pyydettävä kirjallisesti asianomaiselta rekisterinpitäjältä.

9. Rekisteritietojen korjaaminen

Rekisterinpitäjän on ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn henkilön vaatimuksesta oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto.